La signature électronique des devis d’imprimerie permet à votre client de valider un devis en ligne, depuis son ordinateur ou son smartphone, sans l’imprimer, le signer à la main puis le scanner. Avec Reprolys, votre client reçoit un lien par e-mail : il consulte le devis, indique son nom, coche « Bon pour accord » et signe à la souris ou au doigt. L’accord est enregistré avec le document, et la commande peut partir en fabrication sans attendre le retour d’un papier.
Pourquoi faire signer ses devis en ligne quand on est imprimeur ?
En imprimerie et en reprographie, les délais sont courts et la production ne démarre pas sans accord. Or un devis papier envoyé par courrier ou par e-mail revient souvent avec plusieurs jours de retard, quand il revient. La signature en ligne lève ce point de blocage :
- Un accord plus rapide : le client signe dès qu’il ouvre le lien, sans imprimante ni scanner.
- Moins de relances : plus besoin de courir après un devis signé pour lancer un travail.
- Le bon devis validé : quantités, formats et finitions sont acceptés tels qu’ils ont été chiffrés, ce qui limite les contestations au moment de la facture.
- Une trace de l’accord : qui a signé, quel devis, à quelle date et à quelle heure.
Comment fonctionne la signature des devis dans Reprolys
1. Le devis est chiffré dans Reprolys
Vous établissez le devis avec les règles de calcul de l’industrie graphique : double quantité, tarification par palier, coût de revient. Le document qui part en signature est exactement celui que vous avez chiffré.
2. Votre client reçoit un lien
Votre client reçoit par e-mail un lien vers son devis. Il n’a ni compte à créer, ni rien à installer : une page s’ouvre avec l’aperçu du devis, qu’il peut aussi ouvrir en PDF.
3. Il consulte et signe
Le client vérifie le devis à l’écran, indique son nom et son prénom, coche la mention « Bon pour accord : j’ai lu le document et j’en accepte les termes », puis signe à la souris ou au doigt avant de valider.
4. L’accord est enregistré
La signature est enregistrée avec le document, ainsi que le nom du signataire, la date, l’heure et l’adresse IP de connexion. Le lien a une durée de validité limitée, affichée sur la page : un devis ancien ne peut pas être signé indéfiniment.
Signature du devis et BAT : deux validations complémentaires
En imprimerie, le client donne en général deux accords distincts :
| Signature du devis | BAT (bon à tirer) | |
|---|---|---|
| Ce que le client valide | Le prix, les quantités, les formats et les finitions | Le fichier exact qui sera imprimé |
| À quel moment | Avant de lancer le travail | Juste avant le tirage |
| Ce qu’il évite | Les désaccords sur le prix ou la commande | Les erreurs de texte, de couleur ou de mise en page |
Reprolys permet aussi de dématérialiser le second : découvrez le BAT numérique.
Devis papier ou devis signé en ligne : la différence
| Étape | Devis papier | Devis signé en ligne avec Reprolys |
|---|---|---|
| Ce que fait le client | Imprimer, signer, scanner, renvoyer | Ouvrir le lien et signer à l’écran |
| Délai d’accord | Plusieurs jours, parfois plus | Dès que le client ouvre le lien |
| Relances | Fréquentes | Réduites |
| Trace de l’accord | Un scan à classer | Signature, nom, date, heure et adresse IP enregistrés avec le devis |
| Lancement de la production | Après réception du papier | Dès l’accord obtenu |
L’espace client Reprolys : les devis toujours à portée de main
Au-delà de la signature, Reprolys propose à vos clients un espace en ligne. Ils y retrouvent leurs derniers devis et leur statut, leurs commandes, leurs livraisons et leurs factures. Ils peuvent aussi demander un nouveau devis ou passer une commande directement, ce qui réduit encore les échanges par e-mail et par téléphone.
En résumé
La signature électronique des devis fait gagner du temps à l’imprimeur comme à son client : un lien, une signature à l’écran, et l’accord est enregistré avec le document. Intégrée à Reprolys, elle s’appuie sur des devis chiffrés selon les règles du métier et complète le BAT numérique pour sécuriser chaque travail, de la commande au tirage.
Faites signer vos devis d’imprimerie en ligne
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Voir aussi
- Reprolys — logiciel pour reprographes et imprimeries
- Logiciel de devis pour imprimerie
- BAT numérique : le bon à tirer dématérialisé
- Logiciel de gestion des commandes d’impression
- Signature électronique des devis (Batilys et Reprolys)
Questions fréquentes
Mon client doit-il installer un logiciel ou créer un compte ?
Non. Il reçoit un lien par e-mail, le devis s'ouvre dans son navigateur, sur ordinateur ou smartphone, et il signe à la souris ou au doigt, sans créer de compte.
Qu'est-ce qui est enregistré lors de la signature ?
La signature est enregistrée avec le document, ainsi que le nom du signataire, la date, l'heure et l'adresse IP de connexion.
Le lien de signature reste-t-il valable indéfiniment ?
Non. Le lien a une durée de validité limitée, affichée sur la page de signature.
Quelle différence avec le BAT numérique ?
La signature du devis valide le prix, les quantités et les finitions avant de lancer le travail. Le BAT numérique valide le fichier exact qui sera imprimé, juste avant le tirage. Reprolys permet de dématérialiser les deux.