GCI Logiciel de gestion pour les reprographes et les petites imprimeries

Avec GCI équipez votre entreprise d’un nouveau système de gestion global et performant sur tous les points.
GCI est un logiciel de gestion pour le métier de la reprographie et des imprimeries.
Un Logiciel de gestion qui a été développé en collaboration avec des professionnels de la reprographie et de l’imprimerie.
Entièrement adapté à votre activité imprimeur et à votre façon de travailler. Il vous permettra de réaliser toutes les pièces commerciales en passant par les bons de commande, devis, bons de livraison, factures…
GCI est un logiciel évolutive en fonction des demandes et des besoins spécifiques de nos clients. Confronté à de nouvelles exigences, au bénéfice de nouvelles fonctionnalités. Nous l’avons bien compris, nous nous efforçons de travailler en prenant en compte ces critères, qui pour notre équipe de développement est très important.
Logiciel reprographe

LOGICIEL ADAPTE POUR LES REPROGRAPHES ET IMPRIMEURS

GCI n’est pas un logiciel classique, il a été pensé et développé afin de vous faciliter le travail au quotidien, il a des fonctionnalités particulières, comme par exemple :

  • La gestion de la double quantité ex : originaux et exemplaires
  • Tarification par tranche de palier ex : de 1 à 50 exemplaire 0,50€ et de 51 à 100 exemplaires 0,45€
  • Tarification par groupe de client
  • Tarification par client
  • Gestion des reliures
  • Duplication des bons de livraison, devis, factures…
  • Création d’articles groupés
  • groupage des Bons de livraison ou devis du mois en une seule facture, en calculant le volume des quantités commandés afin de pratiquer le tarif le plus juste
  • transférer un devis en une facture, vous permet de ne pas ressaisir 2 fois
  • Envoi SMS et e-mail automatique du suivi des commandes (préparation de la commande, commande terminée, commande livrée…) informer le client de l’étape de sa commande de A à Z.

Les fonctionnalités de GCI adaptés au métier de l’imprimerie, les reprographes.
Les entreprises demandent de plus en plus que les logiciels de gestion qu’on leur propose tiennent compte des spécificités de leurs métiers. Chose acquise par GCI grâce à une collaboration constante entre nos développeurs et des professionnels de la reprographie et des imprimeurs.
Nous avons développé G.C.I. dans le seul but de vous permettre d’utiliser un outil de gestion commercial qui soit entièrement adapté et conçu pour le métier de l’imprimerie.

GESTION DE LA DOUBLE QUANTITE

Gestion des originaux et des exemplaires. Un calcul bien spécifique, le système vous permet de le faire simplement en remplissant les champs :
Ex : Originaux De 1 à 100 – Quantité de 1 à 10.

TARIFICATION PAR PALIER

Tarification suivant des paliers de quantité, un calcul pour différentes grilles de tarifs.
Ex : de 1 à 100 Tarif 0,50€
de 101 à 200 Tarif 0,45 €
de 201 à 300 Tarif 0,40 €…. tarif dégressif en fonction des quantités.

TARIFICATION ATTRIBUE PAR CLIENT ET PAR CATÉGORIE DE CLIENT

Tarification personnalisée par client. Vous pouvez si vous le souhaitez attribuer des tarifs par groupe de clients, Ex : tarifs préférentiels pour les écoles, les mairies… Vous avez aussi la possibilité d’attribuer directement un tarif à l’article.

RECHERCHE MULTI CRITÈRES

Le système de recherche est très avancé, vous pouvez effectuer une recherche en fonction de plusieurs critères.
Exemple : recherche par filtres avancés, montant entre 1,00 € et 65,00 €, N° de facture, montant précis, par période (du 01/04/2019 au 15/04/2019), N° de client, par client, Ville, utilisateur, par montant inférieur à… Vous pourrez retrouver toutes les infos dont vous avez besoin avec notre système de recherche avancé.

DUPLICATION D’UN DEVIS, FACTURE

Il doit surement vous arrivez d’avoir à saisir un devis, une facture plusieurs fois, car certains clients peuvent commander la même chose que votre client précédent. Il est donc utile de pouvoir à ce niveau d’utiliser la fonction magique « Duplication ». En un clic vous vous retrouvez avec la pièce dupliquée, vous pouvez la modifier en fonction des nouveaux besoins du client.

TRANSFÉRER UN DEVIS EN UNE FACTURE

Lorsque vous saisissez un Bon de commande ou devis, la 1ère étape dans le processus de gestion, vous avez la possibilité de le transférer en bon de livraison et en facture. Vous saisissez alors une seule fois.

TRANSFERT DES BL DU MOIS EN UNE SEULE FACTURE

Il arrive que certains clients fassent beaucoup de commandes dans le mois, vous avez donc la possibilité de transférer tous les BL du mois en une seule facture. Transférer les BL du mois en une seule facture.
Il est possible d’ajouter sur la facture des options telles que : Grouper les montants du mois, ajouter les N°des BL, les dates, ajouter le sous total de chaque BL, cumuler les quantités des articles pour obtenir le meilleur tarif (le tarif n’est pas le même lorsqu’il s’agit d’une commande de volume important). Vous pourrez ainsi établir une facture en fonction du total de volumes du mois.

LA PARTIE CLIENTS

GCI Logiciel de gestion pour les reprographes et petites imprimeries.
Vous pouvez créer autant de clients et de contact (par service…) que vous le souhaitez.
Un client litigieux ou suspect, vous avez la possibilité de le bloquer.
Vous ne pourrez donc plus créer de facture ou de pièce commerciale pour ce client. Il est tout de même possible de le débloquer si vous le souhaitez par la suite.

RELANCE CLIENTS

Système de relance.
Vous pouvez relancer vos clients en fonction de plusieurs critères :
Echéance dépassée depuis ex : 7 jours ou facture non réglée depuis le ex : 01/01/19.

LES ETATS JOURNALIERS

Il est important de connaitre son chiffre d’affaire, vous pourrez le savoir grâce à GCI. Votre chiffre d’affaire journalier.
Vous sélectionnez une période ex : du 01/03/2019 au 31/03/2019 toutes les factures correspondantes à cette période s’afficheront avec le total du chiffre d’affaire.
Vous pouvez sélectionner un client et vous aurez le chiffre d’affaire pour ce client.

LES STATISTIQUES

Calcul du chiffre d’affaire par période définie, Chiffre d’affaire du mois de l’année…
L’ergonomie très souple de GCI gestion pour les reprographes, permet d’effectuer des analyses statistiques par clients, articles, chiffre d’affaire, par périodes journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel. Vous avez la possibilité d’exporter vers Excel ou bien d’imprimer les statistiques.

EXPORT EN COMPTABILITE

Vous avez la possibilité d’exporter les factures, les règlements par période souhaitées.
Transfert en comptabilité vers les logiciels de comptabilité les plus courants du marché actuel comme par exemple : Sage, Ciel…
Logiciel pour les imprimeurs et reprographes.

PERSONNALISATION DES COULEURS DE LA LISTE DES FACTURES, DEVIS

Enfin vous avez la possibilité de paramétrer la liste des pièces (BL, devis, factures, factures payées, factures validées en différenciant par des couleurs. Cela vous permet ainsi de vous repérer facilement, avoir un aperçu global.

LES DROITS D’UTILISATEUR

Personnalisation avancé au niveau de l’interface, permettant de définir les droits et accès pour chaque utilisateur. Vous pouvez limiter les droits d’accès en fonction des besoins de chacun, c’est à vous de les définir. ex : possibilité de créer uniquement des devis (le commercial ou stagiaire n’aura ainsi pas accès à la partie facturation ou autre..), c’est vous qui le définissez en fonction de vos besoins spécifiques et de vos exigences.
La comptable pourra avoir accès uniquement à la facturation.